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La distruzione dei dati, in particolar modo di quelli sensibili, è normata da apposito D.Lgs 30 giugno 2003 n.196 o Codice in materia di protezione dei dati personali, meglio conosciuto come testo unico sulla privacy.

L’articolo 4 del suddetto decreto spiega chiaramente che la cancellazione e la distruzione dei dati, rientrano fra le operazioni di trattamento dati.
Nello stesso articolo viene evidenziato l’obbligo da parte del detentore dei dati (sia esso un soggetto pubblico che privato) di nominare un responsabile del trattamento, cioè la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposto dal titolare al trattamento di dati personali.

L’articolo 16 del D.Lgs inoltre dà le esatte indicazioni sulla cessazione del trattamento, recitando che nella circostanza in cui i dati non servano più al detentore (e nel caso rientrano anche i motivi di decorrenza dei termini di conservazione) gli stessi devono essere distrutti.
Particolare attenzione deve essere posta sul responsabile del trattamento che deve essere nominato, esso deve avere i requisiti e l’esperienza necessaria  per garantire l’inviolabilità dei dati e che gli stessi vengano cancellati o distrutti in sicurezza.

Da quanto sopra esposto risulta evidente come tale tipo di servizio “distruzione documentale” e il relativo processo non rientrino nell’ambito dello smaltimento dei rifiuti, ma appunto nel trattamento documentale; liberarsi della documentazione come carta da macero o carta e cartone, significherebbe omettere che si stia eliminando in realtà della documentazione.

Lo smaltimento della documentazione come carta da macero sarebbe possibile e giusto solo nel caso in cui il detentore avesse provveduto personalmente alla distruzione della stessa attraverso apposita attrezzatura al fine di renderla illeggibile. Nel caso in cui la documentazione non sia stata distrutta occorrerà cercare l’azienda esterna specializzata da nominare come responsabile al trattamento che si incaricherà della sua distruzione in sicurezza. 

E’ per tale motivo che far viaggiare la documentazione con formulario di smaltimento rifiuti, nel quale si evinca che la destinazione è un centro stoccaggio rifiuti o recupero rifiuti non libera in alcun modo il responsabile dei dati dagli obblighi sulla privacy, proprio per il fatto di averli considerati egli stesso dei rifiuti. Si consideri anche il fatto che nella quasi totalità dei casi la carta da archivio non distrutta viene rivenduta dagli stessi smaltitori a successive aziende per diversi scopi per trarne guadagni economici, gli smaltitori rifiuti non sono responsabili del trattamento dati proprio perché chi glieli ha affidati, li ha considerati egli stesso rifiuti.   
Si consiglia dunque di affidarsi ad aziende specializzate nel trattamento dati e non allo smaltimento rifiuti, che lo si evinca possibilmente anche dalla documentazione camerale, che si adottino sistemi di gestione certificata, che abbiano provveduto alla comunicazione e alla registrazione presso il Garante della Privacy.

I processi di distruzione certificata sono contemplati in una apposita norma, nella quale viene specificato il corretto l’iter procedurale, in particolare:

-       sicurezza durante il trasporto;

-       sicurezza durante il deposito;

-       specifica formazione del personale;

-       il tipo di trituratore;

-       monitoraggio durante i processi di distruzione;

-       in fine lo smaltimento presso società registrata all’albo gestori ambientali per il recupero della materia prime secondarie. 

In un’ottica di adeguamento agli standard europei sulla privacy ma anche sulle tematiche ambientali, si consiglia di prediligere i processi di trattamento che abbiano a cuore l’ambiente e il recupero delle materie prime secondarie (in questo caso la carta) escludendo quindi l’incenerimento più costoso e meno ecologico.