Digitalizzazione documentale

Digitalizzazione e archiviazione documenti cartacei

La digitalizzazione dei documenti avviene attraverso la dematerializzazione che trasforma il documento cartaceo in file: immagine o testo editabile.
Il grande vantaggio è che oltre a liberare spazio e risparmiare sull’affitto e la manutenzione dei locali adibiti ad archivio, il formato digitale ha una migliore reperibilità, durata nel tempo e facilità di condivisione all’interno dell’ufficio o dell’azienda.

Il servizio

Le fasi principali del servizio di digitalizzazione proposte sono:

  • Ritiro dei documenti (contratti, fatture, ddt, bollettini, ecc) da nostro personale o corriere espresso  presso la sede del Cliente.
  • Preparazione dei documenti alla scansione: eliminazione dei punti metallici, ecc;
  • Digitalizzazione dei fogli con scanner ad elevate prestazioni con controllo di qualità dell’immagine. In questa fase viene generata la chiave unica tra l’immagine digitale e l’originale cartaceo;
  • Indicizzazione dei documenti tramite data-entry o con sistemi form recognition/OCR/barcode;
  • Formazione dei supporti (CD/DVD) e produzione di copie di sicurezza;
  • Pubblicazione Web dell’archivio documentale;
  • Formazione delle scatole per i documenti cartacei;
  • Stoccaggio fisico dei documenti presso le nostre strutture appositamente attrezzate, oppure riconsegna al Cliente o ancora la dematerializzazione (previa conservazione sostitutiva).

Grazie all’introduzione della conservazione sostitutiva, il file prodotto potrà essere equiparato all’originale cartaceo e quindi avviato alla distruzione.


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